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Personnes privées

Petit guide à l'usage des détenteurs d'archives privées

Les archives privées constituent des sources historiques d’un intérêt exceptionnel. Elles complètent les fonds publics.

Les Archives départementales de Lot-et-Garonne peuvent vous conseiller et vous aider à préserver chez vous ce patrimoine unique.Elles peuvent aussi, dans certaines circonstances, accueillir ces fonds s’ils présentent un intérêt pour l’histoire du département.
N'hésitez pas également à nous signaler tout fonds privé menacé de disparition !

 
 

Les archives privées
Le terme « archives » ne désigne pas seulement des papiers, mais il peut concerner aussi des films, des photographies, des enregistrements sur bande magnétique, des données sur support numérique. On peut trouver également des plans, des registres.. La date de création n’a aucune importance. Un courrier daté de quelques jours est un document d’archives au même titre qu’un acte du XIIIe siècle.
La constitution d’un fonds d’archives est la conséquence d’une activité exercée par une personne physique ou morale. Toutes les activités humaines sont concernées et c’est l’ensemble des documents produits ou reçus qui va constituer un fonds d’archives.
Les archives privées sont réparties en plusieurs catégories :
• Archives personnelles et professionnelles. Ce sont les documents crées et rassemblés par un individu tout au long de son existence, au cours de sa carrière ou en raison d’une activité spécifique : archives d’érudits, de scientifiques, d’hommes politiques.
• Archives familiales : archives seigneuriales ou domaniales, de gestion de biens immobiliers, correspondances, pièces de procédures, photographies
• Archives d’associations, de syndicats, de partis politiques, de fondations : statuts, comptes rendus d’assemblées générales, budgets et comptes.
• Archives d’entreprises : procès-verbaux de conseils d’administration, bilans financiers, documents techniques et commerciaux …
Il est essentiel de préserver dans la mesure du possible l’intégrité des fonds : sans morcellement, addition ou soustraction de document.

 

Conserver vos archives

 

Conserver matériellement
 
 
Les dégradations sont de différents types : mécaniques (déchirures, attaques d’insectes et de rongeurs), chimiques (moisissures, jaunissements et acidification du papier, altération des photos, supports fragiles).
Quelques règles de bon sens s’appliquent :
• Choisissez un lieu de rangement adéquat : ni trop humide, ni trop chaud, ni trop froid, ni trop éclairé,... Il faut éviter les caves inondables, les pièces traversées par des tuyauteries ou munies d’un point d’eau. Le local doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes préjudiciables aux documents ; il faut s’assurer d’une bonne ventilation ou d’une aération régulière, ainsi que d’un dépoussiérage régulier du local. Si possible, les rayonnages de stockage des documents seront en métal inoxydable
• Conditionnez vos archives dans du matériel adapté. N’utilisez pas de trombones, épingles, scotch ou élastique pour la confection des dossiers. Les pochettes plastiques sont généralement à proscrire. Conditionnez-les dans des boîtes solides, évitez les liasses qui prennent la poussière. N’hésitez pas à solliciter les Archives départementales. Nous pourrons vous indiquer des coordonnées d’ateliers de restauration ou des fabricants de boîtes et de fournitures de conservation.
• Ne mangez pas, ne buvez pas, ne fumez pas près des documents d’archives.
• Evitez de superposer les documents ou de vous appuyer sur eux pour prendre des notes.
• Evitez d’exposer un document original en permanence à la lumière.
• Pour des archives importantes, pensez à les assurer au même titre qu’un tableau ou qu’un meuble.
 

 

Documenter le fonds
 
 
Connaître le contexte historique d’un fonds constitue une étape fondamentale pour une bonne compréhension des documents. En l’absence d’éléments permettant de le définir avec exactitude, un chercheur peut éprouver des difficultés à cerner les documents , au risque d’établir des conclusions incorrectes. Ainsi, pensez toujours à joindre au fonds un bref récapitulatif de l’origine des documents ou de la manière dont ils sont parvenus jusqu’à vous. Grâce à cette démarche simple, vous contribuerez à la sauvegarde de la mémoire
 

 

Classer et trier
 
Les fonds privés ont un double intérêt :
• pour la gestion et la conservation des droits des personnes,
• pour la recherche historique.
Il est essentiel d’éliminer les documents qui n’ont de valeur qu’immédiate et qui encombrent le fonds. On sélectionne les documents à conserver sur plusieurs critères :
• l’intérêt des documents dans une perspective historique du point de vue politique, littéraire, artistique, économique,
• la qualité du producteur,
• le contexte de production : par exemple une période phare de l’histoire comme la première ou deuxième Guerre mondiale,
• l’histoire locale.
Cette sélection doit être opérée avec discernement et avec le conseil de spécialistes. On conserve bien sûr tous les documents ayant valeur de titre ou de preuve. Dans tous les cas, il convient de conserver le dossier tel qu’il a été constitué et d’éviter d’extraire les belles pièces.
Puis ces documents doivent être classés pour en faire un ensemble cohérent et supprimer les vracs. Les Archives départementales peuvent vous conseiller sur des plans de classement. Le plan de classement doit refléter la façon dont ont été stockés et organisés les documents lorsqu’ils ont été produits. S’ils sont en vrac, on peut imaginer un classement méthodique ou chronologique.
Exemple : pour une correspondance, voici quelques plans de classement possibles :
• par ordre chronologique simple,
• courrier envoyé/courrier reçu,
• par expéditeur ou type d’expéditeur,
• par localité.
Enfin, on numérote les dossiers et registres et on dresse une liste des documents tels qu’on en a organisé le classement, en indiquant le numéro, le thème général et les dates. De manière plus élaborée, on en dressera un inventaire. Il est bon de garder une liste des documents qui ont été éliminés.
 

 

En savoir plus
 
 
• Françoise Hildesheimer, Les archives privées. Le traitement des archives personnelles, familiales, associatives, Paris, Editions Christian, 1990, 93 p.
• Archives privées : un patrimoine méconnu. Petit guide à l’usage des propriétaires, 2005, 46 p. édité par l’Association des archivistes français.

 
Signaler un fonds d'intérêt départemental aux Archives départementales
 
Si vous détenez un fonds qui vous semble intéressant, contactez-nous. Après examen par nos soins, vous pourrez choisir :
• de nous remettre vos archives
• d’accepter que nous en effectuions une copie (sous forme de microfilm ou de fichiers numériques) afin d’en faire profiter la communauté des chercheurs.
 
Remettre des archives privées aux Archives départementales
 

LE DON
 
 

les Archives départementales de Lot-et-Garonne reçoivent des donations, consacrées par un acte notarié dans "la forme ordinaire des contrats" (art. 931 du code civil), ou bien des dons manuels par simple remise matérielle des archives concernées.

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LE DEPÔT
 

le dépositaire garde l'entière propriété des documents et signe avec le département une convention révocable dans laquelle sont spécifiées les modalités de communication des documents confiés aux Archives départementales.

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LE LEGS
 

le donateur fait figurer dans un testament olographe, authentique ou secret, le legs qui devient effectif à sa mort.


 
LA DATION
 

la dation : Le Code général des Impots permet d'acquitter les droits de succession, les droits sur les donations-partages ou l'impot de solidarité sur la fortune par la remise à l'Etat de documents de haute valeur artistique ou historique. L'Etat devient naturellement propriétaire du bien mais peut décider de le confier à une autre personne publique.


 
LE MICROFILMAGE
 
le propriétaire confie aux Archives départementales ses archives pour que nous les microfilmions. Il récupère ensuite les originaux et le microfilm reste propriété du Département qui en assure la conservation en salle de lecture.

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VOTRE CONTACT

Isabelle Brunet, responsable des archives privées aux Archives départementales de Lot-et-Garonne, tél : 05 53 69 42 73 - email :isabelle.brunet@lotetgaronne.fr




 


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